Das strategische Management von Immobilienportfolios mit smasters

Anja Meyer
CEO und Inhaberin
Februar 2020

Unerwartete Quellen auf eigenem Grund und Boden, die Erschliessung neuer Ressourcen hinter der eigenen Haustür. Das systematische Management des Immobilien-Portfolios birgt für Eigner, KMUs und Investoren ungeahntes Potenzial. Darum hat smeyers immobilien smaster entwickelt. Mit dieser praxisorientierten, innovativen Methode lassen sich Liegenschaftsbestände systematisch analysieren, entwickeln und mit Blick auf die verschiedene Ziele optimieren.

Als Basis dient smasters die laufende Marktbeobachtung sowie systematische Aufbereitung und Dokumentation von objektspezifischen Daten. smeyers nutzt dafür Erkenntnisse aus der eigenen Vermarktungstätigkeit. Ebenso liefert die langjährige Erfahrung als Eigner-Vertreterin von Industrie,- Wohn- und Gewerbe-Portfolios wertvolle Hinweise. Das gesamte Wissen fliesst in smaster ein. Als entsprechend aussagekräftig und marktrelevant erweisen sich denn auch die Einschätzungen, Einstufungen und Handlungsempfehlungen. 

Die smasters-Prozessschritte 


Markt- und Portfolioanalyse
Die Erkenntnisse aus der kontinuierlichen Marktbeobachtung fliessen in die smasters-Beurteilung des Portfolios ein. 

Strategieentwicklung
Die Strategie für den dauerhaften Erfolg eines Immobilien-Portefeuilles legt smasters aufgrund der Bedürfnisse des Eigners sowie klassischer Ziele wie Rentabilität, Sicherheit und Liquidität fest.

Investment und Budget
Die Budget- und Liquiditätsplanung liefert Entscheidungsgrundlagen für mögliche Investitionen und Richtgrössen zur Rendite des Portefeuilles.

Umsetzung
Die definierte Strategie wird umgesetzt. Welche Leistungen smeyers dabei bieten kann, stellt die Leistungsübersicht auf Seite 4 dar. 

Monitoring, Controlling und Reporting
Die Umsetzung wird laufend kontrolliert und dokumentiert. Die Daten bilden die Grundlage für Updates. 

Risiko-Management
Die regelmässige Einschätzung der Chancen und Risiken kann gegebenenfalls zu einer Neubeurteilungen und einer teilweisen Strategieänderung führen. 

Typischer Projektablauf mit smasters

Bestimmung des Auftragsumfangs 

  • Erhebung und Überprüfung der Liegenschaftsdaten bis Stufe Objekt
  • Strategische und konzeptionelle Portfolioentwicklung
  • Empfehlung Portfoliostrategie
  • Vorbereitung von Sanierungs- und Entwicklungsprojekten
  • Identifikation und Vorprüfung von Kaufobjekten
  • Erst- und Wiedervermietung
  • Bauherrenvertretung

Datenerhebung und Beurteilung

  • Aufbereitung der Gebäudedaten und Besichtigung der Objekte
  • Erstellen von Kontroll- und Zustandsberichten je Liegenschaft
  • Datenerhebung und Erstellen einer Analyse je Portfolio
  • Analyse und Ermitteln der Marktmieten je Objekt, inklusive Begründung
  • Kurzanalyse Entwicklung Gemeinde und Umgebung
  • Präsentation der Ergebnisse an den Auftraggeber
  • Abgabe einer groben Portfoliostrategie

Entwicklung von Szenarien und Strategien

  • Erhebung mit Kontroll- und Zustandsberichte je Liegenschaft
  • Analyse Marktmieten in Gemeinde bzw. Umgebung
  • Prüfung der laufenden Mietverhältnisse, insbesondere Gewerbeverträge
  • Kategorisierung der Gebäude
  • Entwicklungsszenarien und Zukunftsstrategien für 3 bis 5 Jahre, oder länger
  • Renditeberechnungen

Entscheidungsgrundlage für Sanierung und Entwicklung

  • Machbarkeits- und Renditeüberlegungen
  • Grobkostenschätzung
  • Kostenrechnung Aufwand/Ertrag
  • Erstellung Pflichtenheft für Projektstudie
  • Auftrag Projektstudie an Dritte gemäss Pflichtenheft
  • Entscheidungsgrundlage für die Eigentümerin

Detailplanung und Projektleitung

  • Erstellung eines Pflichtenheftes
  • Detaillierte Nutzungskonzeptionen
  • Zielpublikums- und Produktdefinitionen
  • Erstellung von Raumprogrammen
  • Ausschreibungs- und Vergabeverfahren definieren (Einzelauftrag, GU oder TU Auftrag, Ideen- und Projektwettbewerb mit oder ohne Jury etc.)
  • Projektoptimierung und  Risikoanalyse
  • Begleitung des Projektierungsprozesses bis zur Baueingabe
  • Rahmenbedingungen festlegen (Leerkündigung etc.)
  • Schaffung von Grundlagen für den Investitionsentscheid
  • Vergabeantrag an Auftragnehmerin

Bauherrenvertretung

  • Aufgaben und Auftragsformulierung
  • Mithilfe bei der Vorauswahl der Architekten
  • Aufbereiten von Grundlagen von Offerten als Basis für die Wahl der Planer und Unternehmer
  • Mitarbeit bei der Erarbeitung von Baubeschrieb und Kostenvoranschlag
  • Kontrolle Ausschreibungs- und Vergabeverfahren
  • Auswahlverfahren Projekt-Management welches mit folgenden Aufgaben beauftragt wird:
    • Definition der Aufbau- und Ablauforganisation (Organigramme, Pflichtenhefte, Führungsstruktur etc.)
    • Aufbereiten der Grundlagen für die Wahl der Form der Projektierung und Ausführung (TU, GU, Wettbewerb, Mischformen etc.)
    • Beratung und Verhandlung in der Submission und Vergeben der Arbeiten, inkl. Vertragswesen
    • Gesamtkoordination aller Beteiligten - Kontakt mit Amtsstellen und Behörden
    • Projektbezogenes Qualitätsmanagement / Controlling - Hauptbauleitung
    • Abnahme der Arbeiten, Ausarbeiten des Inbetriebnahmekonzeptes, Inbetriebnahme, Überwachung der Garantiearbeiten
  • Durchführung und Jurierung von Ideen- und Projektwettbewerben
  • Begleitung /Coaching des Umsetzungsprozesses bis zur Fertigstellung und Abnahme
  • laufende Information an den Auftraggebers über die Projektabwicklung sowie das rechtzeitige Einbringen von Entscheidungen des Auftraggebers
  • Leistungs-, Ausführungs-, Termin- und Qualitätskontrolle
  • Kostenkontrolle
  • Controlling Abrechnung

Erst- und Wiedervermietung bzw. Verkauf 

Vorbereitungsphase

  • Beschaffung und Aufbereitung der Vermietungs- und Verkaufsunterlagen (Pläne, Baubeschreibe, Dokumentationen etc.)
  • Begleitung und Organisation der konzeptionellen Ausarbeitung der Projekt-Vermarktung (Website, Insertion, Vermietungs- oder Verkaufsschilder, Mediapläne, Termine und Budget)
  • Situativ: Briefing und Kontrolle einer beauftragten Agentur

Vermarktungsphase

  • Direktansprachen aus dem Beziehungsnetz der smeyers AG
  • Aufschaltung und laufende Aktualisierung der Werbemittel
  • Besichtigungen und Annahme der Anmeldungen
  • Solvenzabklärungen
  • Vertragsverhandlungen, Ausarbeitung und Abschluss der Miet- oder Kaufverträge
  • Teilnahme an Bau- und Koordinationssitzungen
  • Monatliches Reporting
  • Kostenkontrolle (Honorare und Drittkosten)
  • Teilnahme an Objektübergaben

Verkauf von Bestandesliegenschaften aus dem Portfolio

Vorbereitungsphase

  • Beurteilen des Objektes und Beratung beim Festlegen des Richtverkaufspreises
  • Erstellen einer Vermarktungsstrategie
  • Erstellen eines Terminplans für die Organisation der einzelnen Transaktionsschritte
  • Erstellen einer ausführlichen Verkaufsdokumentation sowie ein Fact Sheet
  • Einrichtung eines elektronisch aufbereiteten Datenraums für die Due Diligence der Transaktion

Vermarktungsphase

  • Direktansprachen aus dem Beziehungsnetz der smeyers AG
  • Besichtigungen des Objektes und Verhandlungen mit den Kaufinteressenten
  • Situativ: Koordination und Durchführung des Bieterverfahrens 
  • Periodisches Reporting an den Auftraggeber
  • Bestimmung der Zahl- und Treuhandstelle bezüglich Sicherstellung des Kaufpreises
  • Regelung bei Ablösung, Löschung oder Übernahme der bestehenden Schuldbriefe
  • Anmeldung der Kaufverträge beim jeweiligen Notariat / Überprüfung der Kaufvertragskopien
  • Organisation und Begleitung bei den Kaufvertragsunterzeichnungen
  • Falls gewünscht Disposition und Gestaltung von Inseraten (Print & Internet) inklusive Insertionskosten
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